Tan importante como seguir una buena estrategia de copias de seguridad, es adquirir una serie de costumbres que permiten prevenir problemas con las copias realizadas. El simple hecho de realizar copias no garantiza que podamos recuperar información ya que, por ejemplo, puede ocurrir que las copias estén mal conservadas y fallen cuando se desee recuperar un fichero.

Lo primero que se debe tener en cuenta es que las copias se pueden realizar en muchos dispositivos, pero nunca en el mismo del cual estamos tomando los datos. Si, por ejemplo, copiamos datos de un sistema de fichero en un disco en otra partición del mismo disco, si éste se estropea, se pierde tanto los datos originales como la copia.

Para evitar errores y reutilizar un soporte con información salvaguardada en procesos anteriores que no debería modificarse, es bueno, por una parte, una correcta etiquetación de los soportes de almacenamiento, indicando de manera clara y legible de qué se trata y qué contiene -la copia de qué día-; por otra, también deberían protegerse contra escritura para eliminar la posibilidad de borrados accidentales.

Es una buena costumbre, que evitará posibles sustos y detectará errores con los soportes de almacenamiento, comprobar el estado de la copia de seguridad realizada. Además, es bueno no reutilizar eternamente las mismas cintas, CDs…, y cambiarlos antes de que empiecen a dar errores, sobre todo para evitar problemas con la recuperación de la información cuando la necesitemos.

Además, no se debería almacenar las unidades del soporte utilizadas para las copias de seguridad en el mismo recinto donde están los equipos cuya información se guarda en dichas unidades. El motivo es simple: si ocurre, por ejemplo un incendio que arrasa el recinto, acaba con los equipos y con sus copias de salvaguarda. También, respecto al almacenamiento de las copias de seguridad, se debe tener en cuenta las propiedades de los medios de salvaguarda y analizar las condiciones ambientales: humedad, posibles campos electromagnéticos…

Por último, y más como medida que favorece la utilización de los recursos, es mejor realizar las copias de seguridad cuando los usuarios no están trabajando, por la noche o a la hora de la comida. Por un lado, garantizaremos la copia de las últimas versiones –si un usuario guarda un segundo después de que copiemos, si se debe recuperar la versión del día y hora, puede que no sea lo que espera-; por otro, no se compite por los recursos que podría ralentizar el sistema y producir quejas en los usuarios.